Datenschutz
Erklärung der Bürgerschützengilde St. Stephanus Bork e.V. zum Datenschutz
Die Bürgerschützengilde St. Stephanus Bork e.V. verarbeitet im Zusammenhang mit der Vereinsführung und Mitgliederverwaltung personenbezogene Daten über ihre Mitglieder. Diese Verarbeitung fällt unter den Geltungsbereich des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und ist nur insoweit zulässig, als das Bundesdatenschutzgesetz oder eine andere Rechtsvorschrift dies erlaubt oder die Vereinsmitglieder eingewilligt haben.
Personenbezogene Daten sind alle Daten, die sich auf eine natürliche Person, hier auf ein Vereinsmitglied, beziehen oder beziehen lassen. Dazu gehören z.B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummern, Geburtsdatum, Aufnahmedatum in den Verein, Angaben zur Funktionen und Ämtern, Bankverbindung usw. Unter Datenverarbeitung versteht das Bundesdatenschutzgesetz die Erhebung, Speicherung, Verarbeitung, Nutzung und Übermittlung von Daten unabhängig davon, ob die Verarbeitung elektronisch oder in Papierform stattfindet.
Verantwortlich und zuständig für die Datenverarbeitung im Sinne dieser Erklärung sind die Mitglieder des Vorstandes der Bürgerschützengilde: Der Vorsitzende, die zwei stellvertretenden Vorsitzenden, der Geschäftsführer, der Stellv. Geschäftsführer, der Schatzmeister, der Stellv. Schatzmeister und der Bataillonskommandeur. Es ist kein Datenschutzbeauftragter bestellt.
Datenverarbeitung für eigene Zwecke
Zur Datenverarbeitung für eigene Zwecke gehört jede Erhebung, Speicherung, Verarbeitung, Nutzung oder Offenbarung personenbezogener Daten über Mitglieder, die zur Erfüllung der in der Satzung festgelegten Vereinszwecke erforderlich sind.
Zu diesen Verarbeitungsverfahren für eigene Zwecke des Vereins gehören insbesondere
- alle Verfahren zur Führung des Mitgliederbestandes,
- Verfahren zur Berechnung und Einziehung der Beiträge,
- Verfahren zur Abwicklung förmlicher Anwendungen wie z.B. Einladungen zu Mitgliederversammlungen,
- sonstige Verfahren, z.B. zur Führung von Spender- und Sponsorenlisten und anderen personenbezogenen Unterlagen und Vorgängen.
Da diese Verarbeitungsverfahren für die Wahrnehmung der Vereinszwecke erforderlich sind und von Seiten des Datenschutzgesetzes hierfür eine Rechtsgrundlage besteht, ist eine Einwilligung der Mitglieder nicht erforderlich.
Aus dem zugrunde liegenden vertragsähnlichen Vertrauensverhältnis folgt jedoch, dass die Bürgerschützengilde bei der Datenverarbeitung die Persönlichkeitsrechte seiner Mitglieder beachtet. Im Einzelnen bedeutet dies folgendes:
- Personenbezogene Daten dürfen nur von Mitgliedern erhoben werden.
- Eine Ausnahme sind die Adressdaten von Witwen verstorbener Mitglieder, zum Zweck der Einladung zu Veranstaltungen.
- Die Mitglieder müssen über die Tatsache der Datenspeicherung und über die Zwecke der Verarbeitung unterrichtet werden.
- Werden Daten an andere Stellen übermittelt, müssen die Betroffenen über die Art und den Zweck der Übermittlung und über die Empfänger der Daten unterrichtet werden.
- Werden Daten erhoben, die zwar für die Verfolgung der Vereinszwecke nicht unbedingt erforderlich sind, jedoch die Vereinszwecke fördern, ist der Betroffene auf die Freiwilligkeit seiner Angaben und auf sein jederzeitiges Widerrufsrecht hinzuweisen.
- Personenbezogene Daten dürfen nur solange gespeichert und verarbeitet werden, wie dies für die Vereinszwecke erforderlich ist.
Beispiele für eine Offenbarung bzw. Übermittlung von Daten
Mitgliederlisten:
Innerhalb der Funktionsträger des Vereins (Vorstand, Kompanieführer, Kassierer, Schriftführer, u.a.) dürfen Daten im erforderlichen Umfang ausgetauscht bzw. offenbart werden. Diese Personen sind nicht Dritte im Sinne des BDSG.
Die Funktionsträger des Vereins sind verpflichtet diese Daten ausschließlich für Vereinszwecke zu verwenden, keinesfalls an andere Personen weiterzuleiten und geschützt vor Zugriffen weiterer Personen aufzubewahren. Eine Verpflichtungserklärung der Funktionsträger ist dokumentiert.
Bekanntgabe von Daten zur Wahrnehmung satzungsmäßiger Mitgliederrechte
Sehen Satzung, Geschäftsordnung oder sonstige vereinsinterne Regelungen vor, dass zur Wahrnehmung von Mitgliederrechten die Beteiligung oder die Unterschrift einer bestimmten Mindestanzahl von Mitgliedern erforderlich ist, hat der Verein aufgrund seiner Pflicht, die Wahrnehmung der Mitgliederrechte zu ermöglichen, die erforderlichen Unterlagen, z.B. Mitgliederlisten, zur Verfügung zu stellen bzw. Einsicht zu gewähren. Die Einsicht nehmenden Personen werden verpflichtet, diese Daten nicht für andere Zwecke zu verwenden.
Veröffentlichung im Internet, Pressearbeit und E-Mailverkehr
Personenbezogene Daten auf unserer Homepage stehen in einem engen Zusammenhang mit dem Vereinsgeschehen unserer Bürgerschützengilde. Die Bilder auf unserer Homepage entsprechen Bildnisse aus dem Bereich der Zeitgeschichte oder Bildern von öffentlichen oder internen Veranstaltungen der Bürgerschützengilde, an denen die dargestellten Personen teilgenommen haben. Diese personenbezogenen Daten und Bilder stehen in keinem Fall den schutzwürdigen Interessen der Mitglieder entgegen. Sollte eine dargestellte Person mit der Veröffentlichung im Internet nicht einverstanden sein, kann einen Löschung der Daten oder Bilder bei den Mitgliedern des Vorstandes erwirkt werden.
Sofern der Verein im Rahmen der allgemeinen Pressefreiheit tätig wird, informiert er die Tagespresse über Inhalte von Veranstaltungen der Bürgerschützengilde. Als personenbezogene Daten werden Vorname, Name, Funktion, erreichte Ergebnisse und eventuell Bilder weitergegeben. Betroffene Mitglieder können während der Veranstaltung einer Weitergabe der Daten und Bilder widersprechen.
Bei einem Versand von E-Mails ist folgendes zu beachten. Als Adressat ist die E-Mail-Adresse unserer Bürgerschützengilde info@schuetzenglide-bork.de. anzugeben. Die E-Mail-Adressen der Empfänger sind ausschließlich im Feld Blindkopie (BCC) anzugeben. Personenbezogene Inhalte dürfen nicht versendet werden.
Widerspruchs- und Auskunftsrecht
Ein zentraler Punkt des Datenschutzes ist das Recht unserer Mitglieder und sonstigen betroffenen Personen auf Auskunft bezüglich der Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten. Wenn ein Mitglied feststellt, dass die gespeicherten Daten nicht korrekt sind, hat es ein Recht auf Berichtigung.
Das Mitglied kann der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung seiner personenbezogenen Daten widersprechen, was dann einem Austritt /einer Kündigung gleichkommt.
Informationspflicht
Mit dieser Erklärung zum Datenschutz werden unsere Mitglieder und sonstige betroffene Personen benachrichtigt und informiert. Damit sind diese in die Lage versetzt, ihre Selbstbestimmungsrechte über ihre Daten und ihre Rechte nach dem Datenschutzgesetz, insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung, auszuüben.
Bork, 23.05.2018
Vorstand der Bürgerschützengilde St. Stephanus Bork e.V.